La adquisición de los materiales documentales de la BUS se realiza a través de los Proveedores homologados en los Concursos de Suministros realizados periódicamente para las monografías y para las publicaciones periódicas. Este procedimiento supone una concentración necesaria de los proveedores, que simplifica notablemente los procedimientos de gestión y control ofreciendo además mejoras económicas, consecuencia de los descuentos ofertados, y acceso a servicios de valor añadido, como catalogación de los registros bibliográficos.
Las condiciones y términos del contrato se especifican en los pliegos de cláusulas administrativas y técnicas de los concursos, donde se enumeran los criterios de valoración y el baremo aplicable.
Se podrán adquirir monografías y publicaciones periódicas a otros proveedores siempre y cuando el editor no acepte intermediarios o sean obras que sólo se pueden adquirir en librerías de viejos.
La Biblioteca cursará los pedidos al proveedor que estime conveniente, en función de la materia y el tipo de los documentos solicitados, teniendo en cuenta, además de la calidad del servicio, los productos de valor añadido que ofrezcan.. Para ello, la Sección de Gestión de la Colección ha elaborado un directorio donde se recoge toda esta información.
La Sección Gestión de la Colección realizará periódicamente la evaluación de sus proveedores para analizar el grado de cumplimiento de los servicios ofertados en el concurso, detectar sus puntos fuertes y débiles y mejorar la relación y comunicación entre la Biblioteca y los Proveedores. En la evaluación se tendrán en cuenta los siguientes criterios:
- Calidad del servicio
- Sistema de gestión del pedido
- Rapidez
- Precio
- Servicios de valor añadido
