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Política de Selección y Adquisición


1. Responsabilidad en la selección y adquisición


La responsabilidad de la selección recae en el personal docente e investigador junto con el Responsable de la Biblioteca de área, teniendo en cuenta los programas docentes y las líneas de investigación de la Universidad. Los usuarios también pueden participar de forma activa en la selección mediante las desideratas en papel o a través de un formulario en la página web. El grado de participación de la comunidad universitaria en la selección depende del tipo de obra que se adquiera y de su finalidad.

Si la selección recae en las bibliotecas y departamentos, la responsabilidad de la adquisición de los recursos seleccionados, independientemente de su soporte y localización, es propia de la Sección de Gestión de la Colección, sita en los Servicios Centrales.

La Sección de Gestión de la Colección es la encargada de tramitar y gestionar de  forma centralizada las adquisiciones y suscripciones de todos los fondos bibliográficos y documentales de la Universidad con cargo al presupuesto central, así como de realizar las reclamaciones y cancelaciones que se produzcan tanto por parte de los centros como de los proveedores, sirviendo de lazo de unión entre ambos. También es la encargada de la facturación y de la gestión del presupuesto de la BUS.


2. Criterios generales de selección


En cada biblioteca se adquieren obras de su especialidad que sirvan de apoyo a la investigación y a la docencia. Son condicionantes previos para la selección: presupuesto asignado, número y tipo de usuarios, titulaciones consolidadas o nuevas, colección existente y planes cooperativos.

En líneas generales, la selección del material documental se regirá por los siguientes criterios:

         Contenido temático. Se valorará si forma parte de los planes de estudios y de las líneas de investigación de la Universidad.

         Previsión de uso. Se valorará la petición realizada por el personal docente e investigador y los alumnos y si el material solicitado aparece en la bibliografía recomendada en los programas docentes.

Adecuación de la colección. Se valorará la adecuación del documento al desarrollo de una colección equilibrada y coherente, para lo que se tendrá en cuenta la materia y si cubre lagunas existentes.

Calidad. Se tendrá en cuenta la autoridad y reputación de los autores, si son trabajos de autores fundamentales para una materia, si aportan nuevas teorías o si son obras generales, especiales o de divulgación. Asimismo, se valorará la calidad y reputación de la editorial y la entidad patrocinadora.

Lengua de publicación. Se tendrá en cuenta la importancia de un idioma en un área del conocimiento, así como el uso y conocimiento de la misma por la comunidad universitaria. La lengua prioritaria para la adquisición es el español, seguido del inglés y otras lenguas como francés, alemán, italiano o portugués, en proporción variable según las disciplinas.  

Fecha de Publicación. Se valorará la fecha de publicación de acuerdo con la disciplina de un documento. Se seleccionará siempre la edición más actualizada de las existentes. La selección de obras fuera del mercado editorial se realizará en los casos de: reposiciones y reemplazos, para completar lagunas en la colección y para obras clásicas o de autores de renombre.

Existencia de ejemplares. Se tendrá en cuenta la existencia de ejemplares en la colección, tanto en el centro que quiera adquirir ese documento, como en otras bibliotecas de la Universidad de Sevilla.

Formato de la publicación.. En los recursos electrónicos se evaluará el interés multidisciplinar del recurso, software de recuperación, facilidad de uso, calidad y disponibilidad así como las condiciones de acceso.

Además de los criterios arriba mencionados existen criterios específicos según el tipo de documento.


3. Fuentes de información para la selección


Para ampliar y mejorar la selección el bibliotecario utilizará todas las fuentes de información disponibles:


4. Procedimientos de adquisición


Una vez solicitado el material bibliográfico la Sección de Gestión de la Colección tramitará diariamente todas las peticiones con el objetivo de poner los documentos a disposición del usuario en el menor plazo posible y en las mejores condiciones.

Los procedimientos para la adquisición de los fondos documentales con cargo al presupuesto de la Biblioteca Universitaria son: Concursos de suministro de publicaciones periódicas y monografía, Compra directa y Compra consorciada. Los libros recibidos por Canje y Donación suponen también una fuente de ingreso importante aunque no se realizan con cargo a ningún presupuesto.

4.1 La Ley de Contratos de las Administraciones publicas (aprobado por RD 2/2000) obliga a las instituciones a convocar en concurso público el suministro de todas aquellas comprar por un valor superior a 12.020,24 Euros. Esto supone en la práctica que la Biblioteca realice concursos para la adquisición de monografías, bases de datos y revistas. Concurso de suministro

Este procedimiento supone una concentración necesaria de los proveedores, que simplifica notablemente los procedimientos de gestión y control ofreciendo en general mejoras económicas, consecuencia de los descuentos ofertados, y el acceso a servicios de valor añadido, como catalogación de los registros bibliográficos. Las condiciones y términos del contrato se especifican en los pliegos de cláusulas administrativas y técnicas de los concursos.

La adquisición de las monografías dentro del concurso se realiza mediante compra en firme, libro a examen y peticiones permanentes. Durante todo el año las Bibliotecas y Departamentos pueden solicitar la adquisición del material documental, no existiendo límite para realizar peticiones de libros salvo la impuesta por la asignación presupuestaria de cada biblioteca y siempre teniendo en cuenta el presupuesto ejecutado, es decir, lo facturado. Sin embargo, es conveniente distribuir los pedidos a lo largo de todo el año, ya que el retraso de los mismos conlleva la imposibilidad de ejecución del presupuesto y su  acumulación provoca demoras tanto en la tramitación de los pedidos como en el posterior proceso técnico de las obras.

En el mes de Febrero la Sección de Gestión de la Colección enviará información a las distintas bibliotecas de área sobre el precio medio del libro de su área temática  y su intervalo de confianza con el objetivo de proporcionarles un instrumento de control que permita detectar los documentos cuyo precio sean extremo para que en estos casos se estudien y se tomen las decisiones que se consideren oportunas respecto a su adquisición.

En cuanto a las publicaciones periódicas el tipo de adquisición es mediante suscripción. A principio del mes de Junio la Sección de Gestión de la Colección envía por correo electrónico un listado con los títulos de las revistas suscritos por el Departamento o Biblioteca al Responsable o Director del mismo para que indiquen qué títulos desean renovar, cancelar o cambiar de formato o si desean solicitar una nueva suscripción para el año siguiente. El número de las altas solicitadas no será nunca superior al de las bajas realizadas, salvo en el caso de Áreas que no cuenten con ninguna suscripción, o tengan una nueva línea de investigación y/o el precio total de las suscripciones no sea superior al 10% de su presupuesto.

La Sección estudiará las propuestas, comprobando que las revistas solicitadas no estén suscritas por otras bibliotecas de la Universidad, ni estén accesibles en algunos de los paquetes de revistas-e contratados, con el objetivo de evitar la duplicidad. También se analizará el cambio de formatos y se estudiarán las ofertas de paquetes de revistas electrónicas.

El listado definitivo se enviará en Septiembre al proveedor del Concurso y a las distintas Bibliotecas para que tengan conocimiento de lo solicitado por sus Departamentos.

En Octubre el proveedor debe enviar el presupuesto de las revistas y la Sección lo estudiará, realizando las modificaciones oportunas (revistas que no aceptan intermediarios, dejadas de publicar, revistas gratuitas en la red, suscripción a revistas electrónicas cuando estén disponibles y cancelación de las duplicadas en papel, etc..). Una vez aceptado el presupuesto, la Sección de Gestión de la Colección remitirá a los Departamentos y Bibliotecas la relación definitiva de los títulos suscritos para el siguiente ejercicio, rogando a estas últimas que realicen las modificaciones oportunas en los registros de fondos y kardex.

4.2 Se podrán adquirir monografías y publicaciones periódicas a otros proveedores que no sean los de concurso en aquellos casos en los que el editor no acepta intermediarios o sean obras que sólo se puedan comprar en librerías de viejos. El procedimiento a seguir en las monografías y revistas es el mismo.Compra directa

4.3 Este procedimiento se sigue para la suscripción de algunos recursos electrónicos: paquetes de revistas-e, bases de datos y libros. Son suscripciones consorciadas cuyo precio se reparte entre los distintos miembros según un baremo previamente establecido. El Consorcio paga el 20% y el resto se reparte entre las distintas bibliotecas universitarias. Consorcio del CBUA.

En el último trimestre del año se reúnen los Directores de las Bibliotecas Universitarias de Andalucía. En ella se informa sobre los presupuestos para la renovación de los recursos-e suscritos en el seno del Consorcio y se proponen nuevos recursos así como posibles cancelaciones. La Biblioteca de la Universidad de Sevilla evalúa los recursos propuestos por el CBUA, analizando sus contenidos, posibles concurrencias con títulos ya existentes en la propia colección y las ventajas económicas, si las hubiera. 

4.4 : Son otras formas de adquisición. La BUS adquiere un gran volumen de monografías y revistas por este procedimiento, aunque paulatinamente está disminuyendo año tras año debido a una política cada vez más selectiva. Donación y Canje


5 Tipos de documentos que integran la colección


La Biblioteca reúne un amplio espectro de recursos de información con gran variedad de formatos: monografías, publicaciones periódicas, colección de referencia impresa y electrónicas y material no librario (grabaciones sonoras, videos, mapas, microformas, etc).

5.1 Monografías

Las monografías son un material básico en la colección bibliográfica y su adquisición tiene que estar relacionada con las necesidades de aprendizaje e investigación de la comunidad universitaria. Además la biblioteca debe poseer un fondo de ocio, que tienda a la formación integral del estudiante. Se trata de documentos ajenos al ámbito de la docencia e investigación.

La BUS adquiere documentos tanto en formato impreso como en formato digital. Actualmente está apostando de forma activa por el libro electrónico ya que ofrece ventajas como: posibilidad de acceso remoto, navegación y búsqueda en el contenido del libro, inclusión de objetos multimedia, inclusión de enlaces a otros recursos suscritos por la BUS o consultables vía Internet, etc.

Cualquier alumno o profesor de la Universidad puede sugerir la adquisición de cualquier obra. Para ello deben rellenar el formulario de solicitud de compra que encontrara en la página web de la biblioteca. La Biblioteca no se compromete a su adquisición, la cual esta supeditada al interés general de la obra y a la disponibilidad presupuestaria.

         Fondo de apoyo al aprendizaje y la docencia

Se trata de la bibliografía recomendada por los profesores a sus alumnos en cada una de las asignaturas que imparten durante el curso académico. Son documentos básicos en la enseñanza de primer y segundo ciclo e incluye libros de textos de lectura obligatoria, bibliografía básica y manuales universitarios correspondientes a los planes de estudio. Por regla general, se adquieren con cargo a los fondos asignados a Biblioteca.

Estos materiales deben estar presentes en las Bibliotecas antes del comienzo del curso académico. Es por tanto necesario que al elaborar el profesor las Guías docentes el bibliotecario reciba información sobre la asignatura que imparte: su periodicidad (anual o cuatrimestral), nivel (troncal, obligatoria u optativa) así como la bibliografía recomendada en las mismas

Como consecuencia de su demanda y uso se deben adquirir más de un ejemplar de cada documento. Para determinar su número se tendrá en cuenta el siguiente baremo, que se basa en el número de alumnos de cada asignatura y el tipo de documento (bibliografía general o bibliografía específica). Su número oscila entre un mínimo de 2 ejemplares para asignaturas con menos de 50 alumnos y 15 para asignaturas troncales con más de 800 alumnos.

- Bibliografía general (manuales y obras que han de consultar todos los alumnos de la asignatura):

Menos de 50 alumnos 2 ejemplares
Más de 50 alumnos 3 ó 4 ejemplares
Más de 100 alumnos 4 ó 6 ejemplares
Más de 300 alumnos 6 a 9 ejemplares
Más de 500 alumnos 9 a 12 ejemplares
Más de 700 alumnos 12 a 15 ejemplares
800 alumnos 15 ejemplares

- Bibliografía específica (obras que se utilizarán sólo en un periodo concreto): el número de ejemplares dependerá de la estimación de utilización que haga el profesor de la asignatura.

Dentro de cada tramo existen unos intervalos dependiendo de si la bibliografía recomendada es española o extranjera y la duración de la asignatura (anual o cuatrimestral) .

- Fondo de apoyo a la investigación

Se trata del fondo dedicado a las labores de docencia en tercer ciclo y de apoyo a la investigación. Los documentos que se incluyen aquí son: monografías especializadas, documentos de trabajo, tesis, normas y patentes e instrucciones técnicas. La selección la realiza el personal docente e investigador, el cual podrá contar con la colaboración del bibliotecario y de los proveedores que le proporcionarán información sobre las novedades en su área de trabajo, por ejemplo, mediante la creación de perfiles de interés.

En este tipo de fondo se debe distinguir:

· Documentos que se adquieren con cargo al presupuesto del Departamento. Es necesario el visto bueno del Director del Departamento o la persona en la que delegue. La propuesta se puede realizar personalmente, correo electrónico o mediante formulario web.

· Documentos que se adquieren con cargo al Plan Propio de Investigación de la Universidad de Sevilla o a Proyectos de Tercer Ciclo. Es necesario que el titular del Proyecto transfiera dinero a la Biblioteca, quien se encargará de toda la tramitación del pedido. Su selección recae en el titular del Proyecto.

· Documentos que se adquieren con cargo al presupuesto de la Biblioteca de área, previa solicitud del profesor al Responsable de la Biblioteca

Para los documentos que se adquieran a cargo de proyectos de investigación con financiación externa a la Universidad, ejemplos Proyectos de Investigación del MEC, será el Departamento quien gestionará y tramitará el pedido, siendo la biblioteca la encargada de su registro.

Para éste tipo de fondo documental, se intentará evitar la duplicidad debido a su especialización y su escasa previsión de uso.

- Fondo de extensión cultural

Se trata de documentos de disciplinas que no se impartan en la USE o no se encuentren en los planes de estudio. Es un fondo que debe tender a la formación integral del estudiante, independientemente de la disciplina que esté cursando. Este fondo incluye: obras literarias como novelas, poemas, teatro, ensayos sobre temas de actualidad, obras de creación: cine, documentales,  libros de enseñanza y aprendizaje de idiomas en multiformato, recursos para la búsqueda de empleo, guías de viaje, etc. Así como documentos para el autoaprendizaje

La selección de dichos fondos parte de la Biblioteca, tras el examen de las novedades editoriales y las reseñas críticas. Las opiniones de los usuarios también se tienen en cuenta a través de las desideratas.

5.2. Publicaciones periódicas

La colección de publicaciones periódicas de la Universidad de Sevilla es híbrida, coexistiendo los formatos impreso y electrónico. La selección de las revistas recae en las Bibliotecas y Departamentos, quienes tendrán en cuenta  la relevancia de la publicación en relación con los objetivos docentes e investigador, factor de impacto, indización en bases de datos, número de títulos que se reciben de la materia, el coste de la suscripción en relación con su posible uso, la entidad y reputación de los editores y las formas alternativas de acceso.

En la selección prevalecerán las revistas electrónicas sobre las impresas teniendo en cuenta el coste de las diferentes versiones. Esto es consecuencia de la múltiples ventajas que representan, como una mayor disponibilidad y accesibilidad.

5.3. Colección de referencia

Son los documentos que sirven para una consulta rápida y puntual, como diccionarios, enciclopedias, directorios, biografías, bibliografías, catálogos, atlas y mapas, etc.

Es fundamental que la colección de referencia esté actualizada y que no se dupliquen en una misma biblioteca, salvo en determinados casos como los diccionarios de idiomas.

Su selección recae en el bibliotecario de cada centro quien tendrá en cuenta la existencia de las obras de referencia en formato digital. Su adquisición se realizará con cargo al presupuesto de la biblioteca de cada área, exceptuando los casos en que tenga un interés general para toda la comunidad universitaria y sean accesibles de forma remota. En estos casos la biblioteca de área propondrá su adquisición al responsable de recursos-electrónicos quien valorará su interés general y la idoneidad de su adquisición, teniendo en cuenta su contenido (actualización, cobertura, facilidad de recuperación de la información), accesibilidad y plataforma .

5.4 Recursos electrónicos

Las líneas de actuación de la Biblioteca con respecto a los recursos electrónicos son las siguientes:

Los criterios de selección de los recursos electrónicos no difieren de los aplicados a los impresos, sin embargo debido a su naturaleza se le deben aplicar además otros criterios especiales: accesibilidad (permitir el acceso en línea a través de Internet por reconocimiento de IP), plataforma de calidad, actualización del contenido, facilidad de uso, disponibilidad de estadísticas, posibilidad de enlazar con otros recursos, actualización de la información de fondo al proporcionar fichero en distintos formatos (Marc 21 o Hojas de Excell).

Respecto a las bases de datos accesibles en red, la Biblioteca Universitaria tiende a concentrar su adquisición en pocas plataformas con el fin de optimizar los recursos y facilitar la gestión administrativa y la resolución de los problemas técnicos que puedan surgir. Se buscan plataformas que permitan una mayor integración con el resto de los recursos electrónicos ofrecidos por la biblioteca: artículos de las revistas electrónicas, Catalogo FAMA, solicitud al Servicio de Obtención del Documento.

Los miembros de la Comunidad universitaria pueden acceder a los recursos electrónicos suscritos por la Universidad de Sevilla desde cualquier ordenador conectado a Internet, respetando siempre las condiciones de uso firmadas en las licencias. Dentro de la Universidad el acceso es mediante reconocimiento de las direcciones IPs de los ordenadores, en cambio, desde ordenadores externos a la red de la Universidad es mediante autentificación, para lo que sólo deben introducir los datos de su cuenta de Usuario Virtual de la Universidad de Sevilla. Si no tiene cuenta de Usuario Virtual de la US se puede acceder mediante usuario de la Biblioteca introduciendo el DNI o pasaporte completo y el PIN.

5.5 Material no librario

Se consideran material no librario a los mapas, fotografías y diapositivas, microformas, registros sonoros, videos y DVDs. Para su adquisición se tendrá en cuenta la calidad de los contenidos, adecuación a los planes de estudio e investigación de la Universidad y necesidades de los usuarios, el coste en relación con su uso, y la durabilidad del formato.

6 Áreas prioritarias de adquisición

Las áreas prioritarias en la adquisición de documentos son las que sirven de apoyo al aprendizaje, docencia e investigación, por lo que se tendrá en consideración los programas docentes y las líneas de investigación de la Universidad. Para ello se tendrá en cuenta:

-Bibliografías recomendadas, recogidas en las Guías Docentes

-Líneas de investigación de la Universidad

Es imprescindible que  los Departamentos envíen a las bibliotecas  de área con suficiente antelación la bibliografía recomendada de cada asignatura.