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Universidad de Sevilla
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Normas para uso y conservación de los fondos antiguos y valiosos de la Biblioteca

 

Como Anexo al Reglamento de la Biblioteca de la Universidad de Sevilla figuran las siguientes Normas para uso y conservación de los fondos antiguos y valiosos de la Biblioteca:

 

Capítulo Preliminar

Artículo 1. Constituyen los fondos antiguos y valiosos de la Biblioteca de la Universidad de Sevilla:

  • Los manuscritos.

  • Las publicaciones anteriores a 1901.

  • Los fondos de carácter unitario y valor histórico para la Universidad de Sevilla.

  • Los ejemplares de publicaciones del siglo XX que posean características singulares, tales como autógrafos o anotaciones de los autores, encuadernaciones especiales, etc.

  • Los dibujos, grabados y mapas.

  • Cualquier ejemplar de publicación que se considere que debe ser objeto de una protección especial para su conservación.

Artículo 2. Los fondos antiguos y valiosos quedan excluidos del préstamo, y su consulta se hará bajo las condiciones indicadas en este Reglamento.

Artículo 3. Toda colección bibliográfica y documental de fondo antiguo de la Universidad de Sevilla, cualquiera que sea su ubicación, estará bajo la responsabilidad del director de la Biblioteca.

Capítulo I: La Sala de Consulta

Sección 1ª.- Instalación y acondicionamiento para la consulta

Artículo 1

  • La Sala de Investigadores se adecuará a normas mínimas de luz general indirecta (c. 200-600 lux) y temperatura (17º-22º).

  • La Sala deberá estar insonorizada, tanto las paredes como el suelo.

  • Las mesas de lectura serán individuales o para consultas dobles.

Artículo 2. Los catálogos de autores, materias, etc., estarán a disposición de los investigadores. El catálogo topográfico estará reservado al personal de la Biblioteca, salvo permiso especial.

Artículo 3. La Biblioteca ofrecerá al investigador un servicio de reserva, que en caso necesario retendrá las obras en estudio mientras dure la investigación.

Artículo 4. La Biblioteca deberá facilitar al usuario los instrumentos adecuados para la consulta. Los aparatos más delicados podrán estar depositados en otras dependencias de la Biblioteca, pero siempre se otorgará permiso para su utilización.

Sección 2ª.- Normas de seguridad de la Sala

Artículo 5

  • El investigador deberá identificarse a la entrada en la mesa de control.

  • La Biblioteca dispondrá de una zona donde el investigador deposite sus pertenencias (prendas voluminosas, bolsos, carteras, etc.)

Artículo 6. El sistema de vigilancia deberá facilitar la visión total de la Sala, así como las zonas de ficheros, obras de referencia, etc.

Capítulo II:  El depósito del Fondo Antiguo

Sección 1ª.- Instalaciones

Artículo 7. El depósito de Fondo Antiguo no será de libre acceso. Sólo tendrán acceso a él las personas autorizadas.

Artículo 8. El depósito no deberá estar instalado en zona de desagües, para evitar inundaciones. Igualmente no deberá instalarse en locales susceptibles de filtraciones del subsuelo.

Artículo 9. Cercanos al depósito de Fondo Antiguo deberán estar instalados departamentos auxiliares como restauración y encuadernación, fotografía, etc.

Artículo 10. Las estanterías deberán ajustarse a unas determinadas características:

  • Las estanterías deberán ser de metal.

  • La separación entre las baldas deberá ser la suficiente para no dañar el canto superior de los libros.

  • El remate de los estantes deberá estar diseñado de forma que no dañe las encuadernaciones. Para evitar la caída de los volúmenes o su inadecuada colocación, se dispondrá de sujetalibros de fijación superior.

  • Los estantes tendrán una profundidad mínima de 30 centímetros, y siempre se procurará que no sobresalgan los libros de mayor tamaño.

Artículo 11. Los folletos, materiales especiales o encuadernaciones valiosas, etc., deberán guardarse en cajas cerradas de material no ácido.

Artículo 12. Los grabados, láminas, dibujos, etc., deberán guardarse en archivadores específicos para este tipo de material.

Sección 2ª.- Conservación

Artículo 13. El depósito del Fondo Antiguo deberá tener iluminación artificial de luz fría, con filtros ultravioleta y una intensidad de no más de 300 lux. Los puntos de luz no deberán estar demasiado próximos a los libros.

Artículo 14

  • La temperatura deberá ser constante, entre 14º y 20º

  • La humedad deberá ser constante, entre 45% y 50%

Artículo 15

  • El depósito contará con un adecuado sistema de ventilación indirecta provisto de filtros, con el propósito de controlar la humedad y evitar que se formen microclimas en el mismo.

  • El depósito dispondrá de un sistema de control de la humedad.

  • Si hubiera armarios cerrados o cámaras blindadas, éstos deberán estar provistos de un sistema de ventilación.

  • Las estanterías no deberán estar adosadas a la pared, para permitir la circulación del aire y evitar que se condense la humedad en estas zonas.

Artículo 16. El depósito del Fondo Antiguo deberá reunir las condiciones necesarias de higienización. La limpieza del mismo se hará al menos dos veces al año, sin emplear líquidos y usando los procedimientos que menos dañen a los fondos.

Sección 3ª. Seguridad

Artículo 17. Para prevenir el robo se deben combinar dos sistemas; accesos blindados y con cerraduras de seguridad, y un sistema de alarma.

Artículo 18. El sistema de prevención de incendios deberá ser el procedimiento menos perjudicial para los fondos; en ningún caso se utilizarán difusores de agua.

Capítulo III: Normas para el manejo de los Fondos Antiguos por el personal de la Biblioteca

Artículo 19.

  • Los libros no deben tratarse nunca de forma violenta, para que no sufran caídas, golpes, etc.

  • Los volúmenes muy pesados o de formatos inusuales no deben apilarse y se procurará mantenerlos en posición horizontal.

Artículo 20. Las hojas se pasarán con las manos secas y limpias; y para las piezas especiales será aconsejable el uso de guantes. En ningún caso se humedecerán los dedos para esta operación, ni se posarán sobre la escritura, grabados o iluminaciones.

Artículo 21. Los libros no se extraerán de los estantes tirando de la cabecera, ya que ocasionaría el deterioro de la encuadernación; apoyando los dedos sobre los cantos superiores se desplazará el libro hacia delante, de modo que pueda ser asido por el lomo.

Artículo 22. No debe escribirse sobre los libros, ni en las tapas ni en el interior de los mismos, excepto en los casos concretos que se indican en el artículo 24.

Artículo 23. No debe pegarse nada sobre los libros (excepto los tejuelos o etiquetas luego indicados), ni utilizarse ningún tipo de papel o material adhesivo para su reparación.

Artículo 24. Los libros, antes de su procesado y colocación en el depósito deberán ser objeto de las siguientes operaciones:

  • Registro: El número correspondiente se consignará en el reverso de la portada.

  • Tejuelado: Los tejuelos serán del tamaño justo para contener los datos de la signatura. Los tejuelos no taparán el título o la numeración del volumen. En las encuadernaciones valiosas o que puedan sufrir deterioro no se debe pegar tejuelo. En cualquier caso, los datos de signatura se harán constar también a lápiz al reverso de la primera hoja de guarda.

  • Foliación: Deben foliarse los manuscritos no foliados ni paginados, los impresos formados por hojas sueltas encuadernadas y aquellos impresos en que la foliación sea imprescindible para el manejo del volumen. En el caso de varios impresos de poco volumen encuadernados juntos, éstos pueden recibir una numeración consecutiva en su primera página. Tanto esta numeración como la foliación se harán siempre a lápiz, y serán realizados con el máximo cuidado por el bibliotecario responsable.

  • Sellado: Para marcar el volumen con el emblema de la biblioteca propietaria del mismo es aconsejable la utilización de un sello de caucho con tampón de tinta indeleble no grasa. El sello será de tamaño pequeño y deberá entintar poco la hoja del libro. Es aconsejable sellar: la portada o su reverso; la última página de texto, y una página determinada en todos los libros. Se sellarán igualmente, en el reverso, todos los mapas y láminas.

Artículo 25. El bibliotecario deberá cuidar de la conservación de la pieza en el estado más próximo al original que sea posible. Por esto, la restauración o encuadernación de cualquier libro deben ser objeto de un estudio previo que garantice la integridad del volumen después de su manipulación, prestando especial atención a la conservación de márgenes, encuadernaciones antiguas, hojas de guarda, exlibris, etc.

Artículo 26. El sistema de manejo de revistas y otros materiales será análogo al empleado para los libros.

Capítulo IV: Normas para la utilización de los Fondos por los investigadores

Artículo 27. El investigador, antes de iniciar su trabajo, deberá rellenar un impreso en el que haga constar, además de sus datos personales, el objeto y la materia de investigación.

Artículo 28. Se rellenará una papeleta por cada obra distinta que se solicite, completando todos los datos. Dichas papeletas se entregarán al encargado del servicio, mostrando el Documento Nacional de Identidad, Pasaporte o algún otro documento acreditativo.

Artículo 29. Se permite la consulta de un máximo de 2 obras o 4 volúmenes simultáneamente, salvo en el caso de que se trate de piezas de carácter especial por su tamaño o valor. Si la investigación lo requiere, podrá autorizarse la consulta simultánea de un mayor número de obras.

Artículo 30. El uso de ciertos fondos puede quedar restringido por motivos de conservación, siendo sustituidos en su caso por su reproducción en microforma o facsímil.

Artículo 31

  • Durante la consulta de los fondos es recomendable el uso exclusivo del lápiz por parte del investigador; la tinta y el bolígrafo pueden manchar las obras en consulta.

  • Se prohíbe escribir, subrayar o hacer cualquier tipo de señales o marcas en las páginas de los libros.

  • No se permite colocar otros libros o papeles, ni escribir encima de un libro abierto.

Artículo 32. En la Sala de Investigación no se permite fumar, hablar en voz alta ni cualesquiera otras conductas que alteren el fin de la misma.

Artículo 33

  • No se permite la entrada a la Sala con carteras o bolsos de gran tamaño, que deberán depositarse en la zona destinada a ello.

  • La entrada de libros propios deberá ser autorizada, así como la utilización de ordenadores portátiles.

  • No se permitirá la entrada a la Sala de ningún aparato reproductor. El investigador que desee reproducción total o parcial de una obra lo solicitará a la Biblioteca, según lo establecido en el Capítulo V.

Artículo 34. El investigador podrá consultar las obras de referencia que necesite para su trabajo, y que estarán a su disposición en estanterías de libre acceso

Capítulo V: Normas para la reproducción del Fondo Antiguo

Artículo 35. Las técnicas modernas de reproducción de documentos son un instrumento valioso de acceso a las fuentes escritas, pero su utilización ha de supeditarse a la salvaguarda de la integridad del documento como un bien cultura patrimonial. La Biblioteca de la Universidad de Sevilla debe proteger estos fondos con el mayor cuidado.

Artículo 36. Se evitarán los procedimientos de reproducción que entrañen manipulación mecánica y tengan efectos negativos (luz intensa, calor, etc.). La fotocopia directa, en consecuencia, queda totalmente prohibida, salvo en casos excepcionales a juicio del bibliotecario responsable, con autorización de la Dirección de la Biblioteca. En ningún caso se hará fotocopia directa de manuscritos, incunables e impresos del siglo XVI. Para el resto de los fondos puede hacerse una fotocopia de partes sueltas (portadas, preliminares, índices, etc.) hasta un número de cinco unidades.

Artículo 37. Cualquier petición de reproducción de fondos, antes de ser tramitada, deberá ir precedida de la autorización correspondiente por el bibliotecario responsable. Ante todo, deberá primar el estado de conservación del ejemplar a reproducir, pues si éste fuera malo se desechará la petición. Ésta, dirigida a la Dirección de la Biblioteca de la Universidad de Sevilla, se presentará en el Centro depositario del documento que se solicita.

Artículo 38. Al usuario únicamente se le proporcionarán reproducciones en microformas: microfilm, microficha, etc., y siempre realizadas en el laboratorio de la Universidad, excepto en los casos indicados en el artículo 36, relativos a fotocopias.

Artículo 39. El material fotográfico proporcionado por la Biblioteca no puede ser publicado sin autorización expresa de ésta. La reproducción de un texto por cualquier procedimiento obliga a citar la procedencia y a hacer entrega de un ejemplar de la publicación.

Capítulo VI: Normas para la reproducción del Fondo en edición facsímil

Artículo 40. La Biblioteca de la Universidad de Sevilla, como depositaria de un patrimonio bibliográfico y documental rico, tiene sumo interés en difundirlo y facilitar a los investigadores su estudio. Solamente las reproducciones de alta calidad técnica y científica permiten conseguir este objetivo, al tiempo que salvaguardan la conservación del documento.

Artículo 41. El trabajo de reproducción sólo debe ser confiado a editoriales que ofrezcan garantías absolutas de seguridad en todos los aspectos y fases de la publicación.

Artículo 42. Todas las modalidades de la publicación deberán ser establecidas punto por punto entre la Biblioteca y el editor antes de iniciarse el trabajo de reproducción y figurarán en contrato detallado.

Artículo 43. Las piezas únicas de la Biblioteca deberán reproducirse en locales propios de la institución. Si la pieza hubiera de ser confiada a una casa especializada, se establecerán las medidas indispensables que garanticen su seguridad y protección, en escrito detallado y conciso.

Artículo 44. La Biblioteca debe dar la autorización a la impresión de la tirada, así como el visto bueno a la calidad de la misma, y efectuar un estricto seguimiento en los diversos momentos de la edición.

Artículo 45. Se ha de exigir que la reproducción sea íntegra, fiel al aspecto físico de la obra original y que respete los colores de ésta.

Artículo 46. Si la pieza a reproducir lo requiere, se acompañará su edición de un comentario científico. Éste deberá comprender al menos, para el caso de los manuscritos, una descripción codicológica detallada. La Universidad de Sevilla ha de dar su visto bueno a la elección del comentarista.

Artículo 47.  La Biblioteca participará en los beneficios económicos que genere su reproducción o recibirá determinado número de ejemplares de la misma, según contrato realizado al efecto.

Artículo 48. La autorización para la reproducción es únicamente válida para una sola edición, con un número concreto de ejemplares a tirar, que deberá figurar en el contrato. Para una nueva edición, e incluso reimpresión, se debe dar cuenta de nuevo a la Biblioteca. Debe haber también una limitación temporal del disfrute de autorización.

Artículo 49. Las peticiones se dirigirán a la Universidad de Sevilla. La autorización dada por el Director de la Biblioteca, deberá estar refrendada con el visto bueno del Rector.

Capítulo VII: Normas de préstamo para exposiciones

Artículo 50. Las solicitudes de préstamo deberán dirigirse al Rector de la Universidad de Sevilla. En caso de que sean exposiciones en el extranjero, se aplicará la normativa establecida por el Ministerio de Cultura.

Artículo 51. Las obras que se vayan a prestar deberán estar en óptimas condiciones de conservación. No se autorizará el préstamo de cualquier obra pendiente de ser restaurada, a juicio de los expertos.

Artículo 52. Para obtener el préstamo deberá exponerse el tema y contenido de la Exposición e incluir los siguientes datos:

  • Título de la exposición.

  • Nombre y dirección del responsable de la misma.

  • Lugar y fecha del comienzo y final.

  • Informe sobre las condiciones de las salas donde haya de celebrarse.

Artículo 53. La salida de cualquier obra de la Biblioteca deberá tener la autorización del Rector, previa información técnica.

Artículo 54. Se tramitará una póliza de seguros, puerta a puerta, asegurando el préstamo en la cuantía que se indique para cada obra. Dicho seguro habrá de cubrir el tiempo que las obras permanezcan fuera de la Biblioteca y será a favor de ésta. La Universidad de Sevilla se reserva el derecho a rechazar o aceptar la compañía de seguros que proponga la entidad solicitante.

Artículo 55. Para prever posibles riesgos se procederá a microfilmar o fotografiar las obras que hayan de prestarse. Los costes de reproducción serán por cuenta de la entidad organizadora. La Biblioteca, quedará como propietaria de todo el material reproducido, incluidos los negativos.

Artículo 56. Los grabados, mapas, dibujos, etc., antes de salir de la Biblioteca deberán ser preparados por expertos, con el fin de que no sufran desperfectos. Los gastos originados por este embalaje especial serán por cuenta de la entidad organizadora.

Artículo 57

  • El transporte de las obras se hará por agencias de transportes de obras de arte. Tanto el embalaje como el desembalaje será supervisado por personal de la Biblioteca.

  • Las cajas para el transporte deberán estar acondicionadas contra la humedad, cambios de temperatura, golpes, o cualquier accidente que pueda dañar las piezas.

  • Los gastos de todo ello serán por cuenta de la entidad organizadora.

  • En el caso de que el valor de las piezas o circunstancias especiales lo hicieran necesario, se contratarán los servicios de una agencia de seguridad, por cuenta y cargo de la entidad que organiza la exposición. La Biblioteca Universitaria se reservará el derecho de aceptar o rechazar la agencia de seguridad propuesta.

Artículo 58. En cuanto a los locales, las condiciones que para la exposición de las piezas deben exigirse como indispensables son:

  • La humedad ambiente no deberá exceder los límites del 50 al 65 por ciento.

  • La temperatura no bajará de los 15º centígrados, ni excederá de los 22º centígrados.

  • La exposición en vitrinas cerradas deberá hacerse teniendo en cuanta la aireación, Humedad y temperatura adecuada de las piezas, así como su seguridad, para lo cual, dichas vitrinas serán cerradas con llave y tendrán una abertura que permita su aireación y no comprometa su seguridad.

  • La iluminación será con luz filtrada, no excediendo de los 75 luxes. Nunca estarán expuestas a los rayos solares.

  • Se observará una adecuada seguridad y vigilancia en los locales de la exposición.

Artículo 59.  La Biblioteca Universitaria se reservará el derecho de inspeccionar las condiciones de instalación y seguridad de los locales de la exposición y, caso de no encontrarlas seguras, retirar los fondos a exponer.

Artículo 60. Para el control del transporte o instalación de las obras que hayan de exponerse, la Biblioteca Universitaria podrá enviar a una persona de la misma cuyo traslado y estancia correrá por cuenta de la entidad expositora.

Artículo 61. En ningún caso se hará traspaso o exposición itinerante, ya que el préstamo se hará para una sola exposición y en plazo no superior a tres meses. Los plazos de retirada de las piezas tanto para la inauguración como de la clausura serán de 8 días, antes y después respectivamente.

Artículo 62. No se permitirá la reproducción total o parcial de las obras, salvo para ilustrar el catálogo de la exposición y, en este caso, figurará, tanto en las fotografías como en las referencias bibliográficas el nombre del propietario, esto es: Biblioteca Universitaria de Sevilla. De los catálogos publicados se enviarán 5 ejemplares a la Biblioteca Universitaria.

Artículo 63. Cualquier modificación de fechas deberá comunicarse a la Biblioteca, pudiendo ésta rechazar dicho cambio.

Artículo 64. Las búsquedas bibliográficas sobre el tema de la exposición quedarán siempre a cargo de los responsables de la misma.

Artículo 65. Cualquier aclaración sobre las normas citadas podrá pedirse a la Dirección de la Biblioteca de la Universidad de Sevilla.