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Organizar y documentar los datos

Elegir el formato adecuado.

En la etapa de planificación de la investigación es importante considerar en qué formato se guardarán sus archivos. Esto estará determinado por una serie de factores que incluyen:

  •     La naturaleza de su investigación
  •     Qué software tiene a su disposición y con cual tiene experiencia previa
  •     El hardware que está utilizando para recopilar sus datos (es posible que no tenga otra opción en cuanto a los formatos de archivo producidos por un instrumento o equipo en particular)
  •     Los flujos de trabajo que pretende implementar para recopilar y analizar tus datos
  •     El espacio de almacenamiento digital que tiene disponible: la elección del formato de archivo puede tener un impacto en el tamaño del conjunto de datos final
  •     Es importante considerar cuestiones como: qué formatos son más fáciles de compartir y/o de reutilizar, cuales tienen menor riesgo de obsolescencia, que formato requiere el repositorio donde voy a depositar, etc.

 

Emplear nombres y estructuras de archivo coherentes

  •     Una estructura de directorios bien organizada y una práctica de nomenclatura de archivos clara, significativa y coherente es esencial para identificar archivos y encontrar información de forma rápida y precisa
  •     Haga uso de directorios para ayudarle a organizar sus archivos en grupos y estructuras que sean significativos para usted y sus colegas
  •     Adopte una convención de nombres de archivos estándar al comienzo de un proyecto. Considere el uso de las convenciones de fecha AAAA-MM-DD, si corresponde; es importante si desea ordenar sus archivos por fecha
  •     Estructure sus carpetas en una jerarquía lógica
  •     Considere cómo se hará el control de versiones para administrar múltiples versiones del mismo archivo.

 

Describir claramente los datos

  •     Una buena documentación ayuda a interpretar los datos, tanto ahora como en el futuro, permitiendo usarlos de forma rápida y ágil. Facilita el compartirlos con otros colegas y proporciona un contexto para minimizar el riesgo de malentendidos o mal uso
  •     La documentación debe incluir información sobre quién creó los datos y por qué, una descripción de los datos, la metodología, las unidades de medida y las definiciones de códigos. También puede incluir referencias a datos relacionados o al software
  •     La documentación es esencial para la preservación de los datos a largo plazo, funcionando como un registro de acuerdos, procedencias, licencias y acceso
  •     No debe dejarse para el final del proyecto, sino al inicio y durante el mismo, así aseguramos que los datos claves están presentes
  •     La documentación puede estar en cualquier formato que sea apropiado para su investigación y los datos que describe: hoja de cálculo, imágenes, base de datos, etc. Independientemente del formato de la documentación, debe asegurarse de que esté accesible junto con sus datos para cuando se requiera interpretarlos. Si estuviese en un formato físico, se recomienda digitalizarla para que pueda ser almacenada con los datos que describe y tenga una copia de seguridad
  •     ¿Qué se debe documentar? No hay reglas fijas, pero es conveniente pensar en lo que se necesita para que pasados 5 o 10 años los datos puedan ser reutilizados.